시간관리의 달인들이 전하는 '새해계획 세우기'

"인생은 장기전… 일분일초에 일희일비 말자"

새해 계획, 시작부터가 중요하다. 시간관리와 기록의 ‘달인’인 이경재(50) 한국성과향상센터 대표와 안재만(38) 홍보대행사 애플트리 대표의 다이어리(플래너) 활용부터 계획 실천까지 노하우를 들어봤다. 이 대표는 프랭클린 플래너를 국내에 수입하면서 ‘플래너를 이용한 시간관리’라는 개념을 널리 알렸고, 안재만 홍보대행사 애플트리 대표는 10개가 넘는 사업을 진행하면서 시간관리를 몸으로 익혔다. 주로 사용하는 기록수단도 다르고, 방법도 달랐지만 “인생은 장기전이므로 길게 봐야 한다”는 조언은 한결같았다.

>> 이경재 한국성과향상센터 대표

#하루 1% 투자로 99%의 시간은 나의 것

이경재 한국성과향상센터 대표는 프랭클린 플래너 제작·유통업과 함께 자기계발을 위한 복합문화공간 ‘성공을 도와주는 가게’를 경영하고 있다. 프랭클린 플래너 1년 판매량은 약 50만부로, 전 국민의 1%가량이 사용하는 다이어리의 대표주자라 할 수 있다.

그는 “연초에 한 해를 어떻게 보낼까 큰 그림을 그린 뒤 자신의 역할에 따라 세부계획을 세워야 한다”며 “목표를 이룰 수 있을지 ‘자기검열’을 하지 말고 하고 싶은 일을 쏟아낸 뒤 도전적이고 성과를 측정할 수 있는 목표 위주로 세워야 ‘작심삼일’을 피할 수 있다”고 말했다.

많은 사람이 다이어리를 꾸준히 쓰는 것을 부담스러워하지만 하루의 1%, 즉 아침이나 잠들기 직전 15분 정도의 시간만 계획 세우기에 활용하면 하루를 자신의 시간으로 만들 수 있다고 그는 조언한다. ‘모든 시간을 내가 통제한다’는 것은 대부분의 사람이 갖고 있는 ‘환상’일 뿐이다.

연초에 장기 계획을 세우고 한 달에 한 번씩 세부실행 계획을 쪼개서 적는다. 개인적 목표와 업무적 목표로 나누어 적으면 균형 있는 시간관리를 할 수 있고 한 달이 지난 뒤 그달에 성취했던 것들을 한눈에 알 수 있다.

매일 할 일은 일단 다이어리에 그날 해야 하는 일을 순서에 상관없이 적는다. 소중한 일은 중요성에 따라 A, B, C로 나누고 급하게 처리해야 할 일은 우선 순위에 따라 1, 2, 3을 정하면 당장 급한 일 때문에 꼭 해야 할 일을 뒤로 미루는 우를 방지할 수 있다. 또 일주일 단위로 자기계발과 집중적으로 하고 싶은 일을 적는다. 예를 들어 ‘아빠’라는 역할을 적고 그 아래 ‘아이들과 영화보기’라고 적는 것이다.

그는 “직업적 업무, 개인적 관계, 자기계발 3가지 분야의 목표가 골고루 균형잡힐 때 행복지수가 높아진다”고 말했다.

>> 홍보대행사 애플트리 안재만 대표

#휴대전화기, 스마트폰 활용해 항상 메모

안재만 홍보대행사 애플트리 대표는 전 직장인 신라호텔에서부터 홍보일을 해온 ‘홍보맨’이자 카페 ‘먼데이 투 선데이’, ‘유키노 초밥’ 등 외식업 9곳, 수제 피겨 수입사업 등 10개의 사업을 공동운영하는 사업인이다. 매일 직접 발로 뛰며 평균 5명을 만나는 스케줄을 소화하면서도 새 사업을 구상할 수 있는 것은 부지런함과 몸에 밴 여러 가지 기록의 습성 덕분이다.

10가지가 넘는 역할을 수행하기 위해 그는 주위에 있는 여러 기록수단을 총동원해 사용한다. 스케줄 다이어리와 휴대전화기, PDA의 기능을 가진 스마트폰을 모두 활용한다. 기본적인 일정은 다이어리에 적고, 잊어버리면 안 되는 중요한 일은 휴대전화기의 알람을 맞춰놓으며, 스마트폰으로는 이메일을 실시간으로 받아보는 식이다. 또한, 그날 처리해야 하는 일은 업무의 종류에 따라 다른 색깔의 포스트잇을 활용해 컴퓨터 모니터에 붙여놓는다. 탁상용 달력도 업무에 따라 두 가지를 병행해 사용한다.

하지만 시간을 잘게 쪼개 쓰면서 당장 코앞의 일에 함몰되는 ‘시간관리의 함정’에 빠지지 않기 위해 그는 ‘20년 다이어리’ 사용을 권장했다. 시간 단위의 계획도 중요하지만, 1년 이상의 장기 계획과 병행해야 한다는 것이다.

안 대표에게 건넨 기자의 명함에는 어느새 날짜와 간략한 내용이 메모돼 있었다. 그에게 시간관리는 곧 ‘사람관리’고, 가장 효율적인 사람관리는 곧 메모이다. 그는 “사람에게 투자하기 위해 약속시간에 10분 먼저 나가는 등 내 시간을 먼저 상대방에게 내준다”며 “사람에게 투자하면 결국 시간은 되돌아온다”고 말했다.

글·사진=백소용 기자 swinia@segye.com