[비즈니스 영어] Memo Writing 비즈니스 메모

Memo Writing

여기서는 앞서 언급한 memo writing 즉, “메모를 작성 하는 것”에 대해 알아 봅니다. 앞서와 같이, 업무 중 어떤 안건이 생겨서 회의를 하고자 할 때는 제일 먼저 할 일은 setting a schedule for a meeting 즉, “회의를 하기 위한 일정을 잡는 것”입니다. 일단 회의 일정이 잡히면 그 다음에 할 일은 notifying participants to attend a meeting 즉, “회의에 참석할 사람들에게 회의에 참석해 달라고 전하는 것”입니다. 이러한 전달방법으로 여기서는 e-memo 즉, “전자메모”를 썼는데 이는 전통적인 memo 즉, “메모”를 on-line 즉, “온-라인”상에 올려 사용하는 것입니다. 다음은 이러한 memo 즉, “메모”의 예입니다.

Memorandum Model
                                                                                    
Memorandum

To:
From:
Day/Date:
Subject:

Comments                     

여기서 Memorandum은 memo 즉, “메모”와 같은 말입니다. 그리고 To는 “~에게”로 receiver 즉, “이 메모를 받는 사람”을 뜻하며 From은 “~로부터”로 sender 즉, “메모를 보내는 사람”을 뜻합니다. 또한, Day/Date은 “요일/날짜”이고 Subject은 “메모에서 다루고자 하는 주제”를 말합니다. 끝으로 Comments는 “주제에 관한 간략한 설명을 하는 란”을 말합니다.

회의를 위해 memo 즉, “메모”를 준비할 때는 comments 즉, “주제에 관한 간략한 설명을 하는 란”에 전하고자 하는 내용을 Who does what to whom, when, where, how, and why? 즉, “누가 누구에게 무엇을 하는가?”에 의거하여 간단히 적습니다. 다음은 좐 리가 회의를 앞두고 memo 즉, “메모”를 작성한 예 입니다.

John Lee’s Memorandum
                                                                                    
Memorandum

To: Each Department Manager
From: John Lee
Day/Date: Mon., Mar. 3rd
Subject: New Three Month In-house English Education Program

Comments

Please be advised that there will be an inter-departmental meeting. This meeting is about the new three month in-house English program starting on May 1st. It is expected that every participant will come to the meeting with ideas on the following issues:

1. Each Dept. staff’s needs to improve their English
2. Number of classes each Dept. needs to have
3. Class schedule for each Dept.

The meeting will be held at the conference room on Fri., Mar. 7th. It will start at 10 a.m. and last about 1 hour. Also, the agenda will be sent to you by 9:30 tomorrow morning.

* Please be advised that there will be an inter-departmental meeting: 부처간의 회의가 있을 것이라는 것을 알려 드립니다

  여기서 advise는 “~에게 알리다, 통지하다”의 뜻으로 써서 흔히 Please be advised that ~하면 상대방에게 무엇을 알리고자 할 때 “~을 알립니다, 통지합니다”라는 뜻으로 쓰는 말입니다. 이와 비슷한 목적으로 쓰는 말로는 다음의 예와 같은 표현들이 있습니다.

예) This is to notify that...
I'd like to notify that...
     I’d like to let you know that…

  This is to ~은 “이 것은 ~을 하려고 합니다”라고 할 때 쓰는 표현이며 notify는 여기서의 advise와 같이 “~을 알리다, 통지하다”의 뜻으로 쓰는 말입니다. 또한, let you know ~은 “당신으로 하여금 ~을 알게 하다”라는 말로 이 역시 “~을 알리다, 통지하다”의 뜻으로 쓰는 말입니다.

* This meeting is about the new three month in-house English program starting on May 1st: 이 회의는 5월1일에 시작하는 새로운 3 개월짜리 사내 영어과정에 관한 것입니다

This meeting is about ~에서 about ~은 regarding ~과 같이 “~에 관하여”라는 뜻으로 쓴 말이며 in-house란 여기서 “회사 내의”뜻으로 쓴 말입니다. 그리고 the new three month in-house English program starting on May 1st는 the new three month in-house English program which starts on May 1st를 줄여서 한 말로 여기서 three month는 “3 개월의 기간”을 나타내기 위해서 썼고 which는 relative pronoun 즉, 관계 대명사로 썼습니다. 또한, on May 1st에서 on은 “특정한 날”을 나타내기 위해 썼으며 May 1st는 “5월1일”로 May (the) first로 읽습니다.

* It is expected that every participant will come to the meeting with ideas on the following issues: 모든 참석자는 다음과 같은 의제에 관한 의견들을 가지고 회의에 참석하기를 기대합니다

It is expected that ~은 “~이 기대된다”라는 말을 하고자 할 때 쓰는 표현입니다. 그리고 every participant는 all participants와 같이 “모든 참석자”의 뜻으로 썼으며 come to the meeting은 attend the meeting과 같이 “회의에 참석하다”의 뜻으로 썼습니다. 또한, with ideas on the following issues에서 with ~은 “~과 함께”, ideas on ~은 “~에 대한 의견, 견해”, following은 “다음과 같은”, 그리고 issues는 “의제, 논제”의 뜻으로 썼습니다.

* The meeting will be held at the conference room on Fri., Mar. 7th: 회의는 3월 7일 금요일 회의실에서 개최될 것입니다

흔히 hold a meeting하면 “회의를 열다, 개최하다”라는 말이며 여기서 held는 “열다, 개최하다”의 뜻으로 쓴 hold의 과거분사 입니다. 그리고 at the conference room에서 at은 “장소”를 나타내기 위해 썼으며 conference room은 “회의실”을 말합니다.

* It will start at 10 a.m. and last about 1 hour: 회의는 오전 10시에 시작하여 대략 한 시간 정도 지속 될 것입니다

여기서 It은 The meeting 즉, “회의”를 대신해서 썼고 at은 “시간”을 나타내기 위해서 썼으며 10 a.m.은 “오전 10시”를 나타 냅니다. 참고로, “오후”는 p.m.으로 써서 만일 “오후 10시”를 나타낼 때는 10 p.m.으로 씁니다. 또한, start은 “시작하다”, last는 “지속하다”, 그리고 about은 여기서 approximately 즉, “대략”의 뜻으로 썼습니다.

* The agenda will be sent to you by 9:30 tomorrow morning: 안건을 적은 것은 내일 아침 아홉시 삼십분까지 보낼 것입니다

흔히 agenda는 “회의 안건” 혹은 “회의 안건을 적은 유인물”의 뜻으로 쓰는 말로 여기서는 “회의 안건을 적은 유인물”의 뜻으로 썼습니다. 그리고, send someone something 혹은 send something to someone하면 “누구에게 무엇을 보내다”라는 말인데 여기서 sent는 “보내다”의 뜻으로 쓰는 send의 과거분사로 써서 “보내지는”의 뜻으로 썼고 by ~은 “~ 때 까지”의 뜻으로 썼습니다.

출처: 반석출판사, 즉석 비즈니스 영어회화 사전

정한석 박사  [e-mail]