[비즈니스 영어] Writing an Agenda

Writing an Agenda

여기서 잠시 writing an agenda 즉, “회의 안건을 적은 유인물을 작성 하는 것”에 대해서 알아 봅니다. 여기서와 같이 부서 내 혹은 부서 간에 회의를 개최 하려면 우선 회의 주최자는 예상되는 회의 참가자들에게 memo 즉, “메모”등으로 회의가 있을 것이라는 것에 대하여 미리 통보를 합니다. 그런 후에, 회의 주최자는 회의에서 회의 참가자들에게 나누어 줄 agenda 즉, “회의 석상에서 토론 할 안건들을 나열하고 그러한 안건들에 대한 간단한 설명을 곁들인 일종의 유인물”을 준비 하는데 그 작성 요령은 다음과 같습니다.

첫 째, 회의 석상에서 토론 할 안건들은 그 의제의 중요성의 정도에 따라 순차적으로 작성 합니다.
둘 째, 각 의제에 대한 설명은 Who does what, to whom, when, where, why, and how? 즉, “누가 무엇을 누구에게, 언제, 어디서, 왜, 그리고 어떻게?”에 따라 간단, 명료하게 작성 합니다.
끝으로, 문장의 오류나 단어의 오, 탈자가 없도록 작성합니다.

이렇게 해서 agenda 즉, “회의 안건을 적은 유인물”에 대한 작성이 끝나면 회의 주최자는 회의가 열리기 전에 미리 회의 참석자들에게 그 것을 배포합니다. 이렇게 함으로써 회의 주최자는 회의 참석자들이 사 전에 충분한 시간을 가지고 회의에서 논의될 안건들을 검토하여 충분히 회의 참석준비를 할 수 있도록 합니다. 다음은 agenda 즉, “회의 안건을 적은 유인물”의 일반적인 형태 입니다.

Agenda Model
                                                                                     
Agenda

Time/Day/Date:
Subject:
Participants:

Items

1:

2:

3:

Time/Day/Date 즉, “시간/요일/날짜”는 회의가 개최될 시간, 요일, 그리고 날짜를 뜻합니다. Subject 즉, “주제”는 회의의 주제를 뜻합니다. Participants 즉, “참가자들”은 회의에 참가하는 사람들을 뜻합니다. 그리고, Items 즉, “항목들”은 “회의에서 토론 할 안건들”을 뜻합니다. 다음은 좐 리가 작성한 agenda 즉, “회의 안건을 적은 유인물”입니다.

John Lee’s Agenda

                                                                                     
Agenda

Time/Day/Date: 10:00 a.m. to 10:30 a.m./Fri./Mar. 7th
Subject: New Three Month In-house English Education Program
Participants: Each Dept. Manager

Items

1: Each Dept. staff’s needs to improve their English

The primary goal of this new three month in-house English program starting on May, 1st is to improve our in-house staff’s English communication skills. As a result of it, we expect that our in-house staff will be able to better communicate not only with each other but with our international clients in English. To more effectively achieve this, we think that we, first of all, should find out what their problems with English are, since, only then, we believe that we can come up with the best English program for them. So we’d like to know what your staff’s needs to improve their English are as well as we can.

2: Number of classes each Dept. needs to have

  A typical class of the program consists of five to six students with one instructor. We are to decide how many classes each department needs to have as soon as possible. This is important, since we have to hire instructors for the program by the end of March, at the latest. Please let us know.

3: Class schedule for each Dept.

  Classes will be held during the work-hour. And class hours will be two to six hours a day from Monday to Friday. Therefore, class schedule for each department should be flexibly set not to bring any troubles to the overall work performance of each department. We’d like to discuss how we can handle this, together.

* The primary goal of this new three month in-house English program starting on May, 1st is to improve our in-house staff’s English communication skills: 5월 1일 날 시작하는 새로운 3 개월 짜리 사 내 영어교육 과정의 우선 목표는 우리 회사 내 직원들의 영어 의사소통 기량을 향상시켜는 것입니다

여기서 primary는 “우선의”, “첫 째의”, 혹은 “제 1차적인”등의 뜻으로 썼고 goal은 “목표”란 말로 The primary goal of ~은 “~의 우선 목표”라는 말입니다. 그리고 improve ~은 “~을 향상시키다”이며 communication skills는 “대화 기량” 혹은 “의사소통 기량”의 뜻으로 썼습니다.

* As a result of it, we expect that they will be able to better communicate not only with each other but with our international clients in English: 그러한 새로운 사 내 영어교육 과정의 결과로, 우리는 우리 회사 내 직원들이 그들 서로 간에는 물론, 우리의 해외 고객들과도 영어로 더 나은 의사소통을 할 수 있을 것을 기대합니다

    As a result of ~은 “~의 결과로”라는 말입니다. 그리고, 여기서 it은 the new three month in-house English program 즉, “5월 1일 날 시작하는 새로운 3 개월 짜리 사 내 영어교육 과정”입니다. 따라서, 여기서 As a result of it은 As a result of the new in-house English program starting on May, 1st 즉, “5월 1일 날 시작하는 새로운 3 개월 짜리 사 내 영어교육 과정의 결과로”의 뜻으로 쓴 말입니다.

또한, we expect that our in-house staff will be able to better communicate not only with each other but with our international clients in English 즉, 우리는 우리 회사 내 직원들이 그들 서로 간에는 물론, 우리의 해외 고객들과도 영어로 더 나은 의사소통을 할 수 있을 것을 기대합니다”에서 we expect that ~은 “우리는 ~을 기대한다”이고 be able to ~은 can ~과 같이 “~할 수 있다”입니다. 그리고 communicate with ~은 “~와 의사소통을 하다”이며 not only ~ but (also) …은 “~ 뿐만 아니라 …또한”의 뜻으로 쓰는 말로 not only with each other but with our international clients in English는 “서로 간에는 물론, 우리의 해외 고객들과도 영어로”로 풀이 합니다. 참고로, to better communicate 즉, “더 나은 의사소통을 하는 것”은 흔히 split infinitive 즉, “분리 부정사”로 일컫는 것으로 일반적으로는 to communicate better로 씁니다.

* To more effectively achieve this, we think that we, first of all, should find out what their problems with English are, since, only then, we believe that we can come up with the best English program for them: 더 효과적으로 이러한 것을 달성하기 위해, 우리는, 무엇보다 먼저, 우리 직원들의 영어에 대한 문제가 무엇인지를 파악해야 한다고 생각 합니다, 왜냐하면, 그렇게 파악을 했을 때만이, 우리는 우리가 우리 직원들을 위해 가장 좋은 영어 교육과정을 제공할 수 있다고 믿기 때문 입니다

  To more effectively achieve this에서 more effectively는 “더 효과적으로”, achieve는 “성취하다” 혹은 “달성하다”, 그리고 this는 앞서 말한 내용 전체를 말합니다. 그리고 we think that ~은 “우리는 ~이라고 생각한다”, first of all은 “우선” 혹은 “무엇보다 먼저”이며 should ~은 “~해야한다”, find out ~은 “~을 찾아내다, 알아내다, 파악하다”입니다. 또한, what their problems with English are에서 their는 that our in-house staff’s 즉, “우리 직원들의”를 말하고 problems with ~은 “~에 대한 문제”라는 뜻으로 쓴 것입니다.

  Since, only then, we believe that we can come up with the best English program for them에서 since ~은 because ~과 같이 “~이기 때문에”라는 뜻으로 썼습니다. 그리고 only then에서 only ~은 “오로지 ~” 혹은 “~만이”라는 뜻으로 써서 only then은 “그 때 만이” 즉, “그렇게 파악을 했을 때만이”의 뜻으로 썼고 come up with ~은 “~을 제공하다”의 뜻으로 썼습니다.

* So we’d like to know what your staff’s needs to improve their English are as well as we can: 그래서 우리는 당신 부처의 직원들이 그들의 영어를 향상시키는데 있어서 필요로 하는 것이 무엇인지 우리가 알 수 있는 한 알고 싶습니다

  So는 여기서 “그래서”의 뜻으로 썼고 ‘d like to ~은 would like to ~의 준말로 “~하고 싶습니다”입니다. 그리고 what your staff’s needs to improve their English are에서 what은 “무엇”, your staff’s needs는 “당신 직원들의 필요, 결핍, 부족함” 그리고 to improve their English는 “그들의 영어를 향상 시키기 위해” 혹은 “그들의 영어를 향상시키는데 있어서”의 뜻으로 썼습니다. 끝으로, as well as we can은 as well as we can know what your staff’s needs to improve their English are 즉, “우리가 그들의 영어를 향상시키는데 있어서 필요로 하는 것이 무엇인지 우리가 알 수 있는 만큼 알고 싶다”를 줄여서 한 말로 여기서 as well as someone can do something은 “누가 무엇 할 수 있을 만큼” 또는 “누가 무엇을 할 수 있는 한”이라는 표현을 하고자 할 때 쓰는 말입니다. 참고로, 여기서와 같이 as ~ as 형식을 띄는 표현으로 또한 다음과 같은 예가 있습니다.

  예) As much as I can, I will help you: 내가 할 수 있는 한, 나는 너를 도울 것이다.
As far as I know, he will come here tomorrow: 내가 아는 한, 그는 내일 여기에 올 곳이다.
      As long as she stays there, everything will be fine: 그녀가 거기에 머무르는 한, 모든 것이 괜찮을 것이다.

* A typical class of the program consists of five to six students with one instructor: 이 과정의 전형적인 반은 한 명의 강사와 5 내지 6명의 학생으로 이루어져 있습니다
 
여기서 typical은 “전형적인”, “일반적인”, 혹은 “대표적인”의 뜻으로 썼고 class는 “반” 혹은 “학급”이란 뜻으로 썼습니다. 그리고 consists of ~은 “~으로 구성되다” 혹은 “~으로 이루어져 있다”라는 뜻으로 쓰는 consist of ~의 3인칭 단수 현재형이고 ~ to …은 “~ 내지…” 혹은 “~에서 …”로 풀이 합니다.

* We are to decide how many classes each department needs to have as soon as possible: 우리는 가능한 한 빨리 각 부처가 몇 개의 반을 필요로 하는 지 결정해야 합니다

  We are to decide ~에서 are to ~은 have to ~의 뜻으로 쓴 것으로 “~해야 한다”의 뜻으로 썼고 decide ~은 “~을 결정하다”로 are to decide ~은 “~을 결정해야 한다”의 뜻으로 쓴 것입니다. 또한, how many classes each department needs to have as soon as possible에서 how many ~은 “얼마나 많은 ~”이고 classes는 “학급” 혹은 “반”의 뜻으로 쓴 class의 복수입니다. 그리고 each department는 “각 각의 부처”, needs to ~은 “~할 필요가 있다”라는 뜻으로 쓰는 need to ~의 3인칭 단수 현재형, 그리고 have ~은 여기서 “~을 가지다” 혹은 “~을 하다”로 풀이합니다. 끝으로, as soon as possible은 “가능한 한 빨리”라는 표현을 할 때 일반적으로 쓰는 말로 각 단어의 앞 글자만을 따서 a.s.a.p. 혹은 ASAP로도 씁니다.

* This is important, since we have to hire instructors for the program by the end of March, at the latest: 이 것이 중요한 데 왜냐하면 우리는 늦어도 3월 말 까지는 교육과정을 위한 강사들을 고용해야 하기 때문 입니다

  This는 여기서 앞의 We are to decide how many classes each department needs to have as soon as possible 즉, “우리는 가능한 한 빨리 각 부처가 몇 개의 반을 필요로 하는 지 결정해야 합니다”를 가리키며 important는 “중요한”의 뜻으로 쓰는 말입니다. 그리고, since ~은 because ~ 즉, “~이기 때문에”, have to ~은 must ~과 같이 “~해야만 한다”, 그리고 hire ~은 “~를 고용하다”입니다. 또한, by the end of March에서 by ~은 “~까지”이며 the end of ~은 “~의 말까지” 혹은 “~의 끝까지”으로 썼습니다. 끝으로, at the latest는 “늦어도”라는 뜻으로 쓰는 말이며 이와 상대적인 말은 at the earliest 즉, “빨라도”입니다.

* Please let us know: 우리에게 알려 주시길 부탁 드립니다

  Please ~은 여기서 “~을 부탁 합니다”로 풀이 합니다. 그리고 let someone do something은 “누구로 하여금 무엇하게 하다”라는 뜻으로 쓰는 표현으로 이 말은 “우리로 하여금 알게 하도록 부탁합니다” 즉, “우리에게 알려 주기를 부탁 합니다”의 뜻으로 쓴 말 입니다.

* Classes will be held during the work-hour: 수업은 업무 시간 중에 진행될 것입니다

  여기서 held는 “~을 열다, 개최하다”의 hold ~의 과거분사로 썼습니다. 또한, during working hours에서 during ~은 “~동안” 그리고 work-hour는 “근무 시간” 혹은 “업무 시간”이란 말로 여기서는 흔히 9 to 5로 일컫는 “아침 9시부터 오후 5시”를 가리킵니다.

* And class hours will be two to six hours a day from Monday to Friday: 그리고 수업 시간은 월요일부터 금요일까지 하루에 2 내지 6 시간씩 입니다

  Class hours는 “수업 시간”을 말합니다. 그리고 two to six hours a day는 two to six hours per day 즉, “하루 당 2 내지 6 시간”이란 뜻으로 쓴 말로 여기서 a ~은 per ~과 같이 “~당”으로 쓴 것입니다. 끝으로, from Monday to Friday에서 from … to ~은 “…부터 ~까지”로 이 말은 “월요일부터 금요일 까지” 즉, “주 중에”의 뜻을 가진 on weekdays와 같은 뜻으로 쓴 말입니다.

참고로, on weekend하면 “주 말에”라는 말이며 미국의 주말은 한 주의 업무가 끝나는 금요일 오후부터 시작하여 일요일 까지를 말합니다. 여담으로, 이미 우리나라에도 들어와 있지만 TGIF라는 미국의 family restaurant chain 즉, “가맹점 형태의 가족 식당”이 있는데 여기서 TGIF는 “하느님 감사해요 금요일 입니다” 즉, Thank God It’s Friday의 약자로 이 말은 원래 미국의 직장인들이 금요일 날 하는 말로 “금요일 오후부터는 일을 안하고 쉬는 것을 반가워 하는 의미로 쓰는 말”입니다.

여기서 한 가지 흥미 있는 것은 이 식당이 미국에서는 family restaurant 즉, 비교적 합리적인 가격으로 온 가족이 즐길 수 있는 “가족 식당”인데 한국에서는 fancy restaurant 즉, 비싼 음식을 파는 “고급식당”으로 인식된 것입니다. 여기서 한 가지 알아 둘 것은 international business 즉, “국제업무”를 수행하면서 사업상 foreign business counterpart 즉, “외국서 온 사업 상대”와 business lunch 혹은 business dinner 즉, “사업상 점심 이나 저녁식사”를 할 경우에 상대방이 특별히 원해서 가자고 하는 경우를 제외하곤 family restaurant으로 장소를 정하지 않는 것이 통례 입니다.

* Therefore, class schedule for each department should be flexibly set not to bring any troubles to the overall work performance of each department: 그러므로, 각 부처의 수업 일정은 각 부처의 전반적 업무 수행에 지장이 없도록 융통성이 있어야 합니다

  Therefore는 “그러므로”의 뜻으로 쓰는 말이며 schedule for ~은 “~에 대한 일정, 예정”의 뜻으로 쓰는 말입니다. 그리고 set은 “~을 정하다”의 뜻으로 쓰는 set ~의 과거분사이며 flexibly는 “융통성 있게”입니다.

  또한, not to bring any troubles to the overall work performance of each department에서 not to ~은 “~하지 않도록”이며 bring something to somewhere는 “어디에 무엇을 가져오다”이고 any troubles는 “어떤 말썽, 두통거리”의 뜻으로 썼습니다. 끝으로, overall은 “전반적인” 그리고 work performance는 “업무 수행, 성취”의 뜻으로 써서 overall work performance는 “전반적인 업무 수행”이란 뜻으로 쓴 말입니다. 참고로, department는 약자로 Dept.로 씁니다.

* We’d like to discuss how we can handle this, together: 우리는 어떻게 이 것을 다룰 것인지 함께 논의하고 싶습니다

  ‘d like to ~은 would like to ~의 준말로 상대방에게 격식을 갖춰 “~하고 싶습니다”라고 할 때 쓰는 표현입니다. 또한, discuss는 “상의하다”, how는 “어떻게”, handle ~은 “~을 다루다, 처리하다” 그리고 together는 “함께”란 뜻으로 썼습니다.

출처: 반석출판사, 즉석 비즈니스 영어회화 사전

정한석 박사  [e-mail]